Invités et invitations

L’invitation est créée en même temps que votre événement : chaque invité reçoit un lien personnel vers une page où il peut répondre. Vous pouvez concevoir la carte d’invitation (avec un code QR) dans l’onglet Carte d’invitation, en partant d’un modèle.

Dans l’onglet Invités, cliquez sur « Inviter » à côté d’un invité ou sur « Inviter tout le monde », puis choisissez le mode d’envoi :

• E-mail – c’est Fetka qui envoie le message.
• SMS – l’application SMS de votre téléphone s’ouvre avec le texte et le lien déjà prêts ; le message part de votre numéro.
• WhatsApp ou une autre messagerie – vous partagez un message tout prêt avec le lien.
• Copier le lien – vous le collez où vous voulez.

Fetka enregistre à qui et quand l’invitation a été envoyée, et vous montre qui l’a ouverte.

Oui. Pour un invité dont vous avez le numéro, choisissez SMS : l’application de messagerie de votre téléphone s’ouvre avec le texte et le lien personnel déjà prêts. Le SMS part de votre numéro, vos invités savent donc de qui vient l’invitation, et Fetka ne facture rien pour cela.

Oui. Choisissez WhatsApp à côté d’un invité : une conversation s’ouvre avec un message tout prêt et son lien personnel. Vous pouvez partager l’invitation de la même façon sur Messenger et d’autres messageries (bouton « Partager » ou « Copier le lien »).

Oui. Pour un invité dont vous avez l’adresse e-mail, choisissez l’envoi par e-mail : Fetka enverra le message avec son lien personnel. Si l’invité ne le trouve pas, demandez-lui de vérifier ses spams ou envoyez-lui le lien par SMS.

Oui. Depuis l’onglet Carte d’invitation, vous pouvez télécharger la carte sous forme d’image ou l’imprimer. La version imprimée comporte un code QR qui renvoie vers la page de l’événement.

Oui. Chaque carte d’invitation comporte un code QR menant à la page de l’événement – il est généré automatiquement. Attention : le code QR de la carte commune renvoie vers la page de l’événement, et non vers la réponse personnelle d’un invité précis.

Oui. Vous modifiez les textes, les couleurs et la photo de la carte dans l’éditeur d’invitation, et le message envoyé avec le lien juste avant l’envoi. Vous pouvez aussi préparer un texte tout prêt avec le générateur de texte d’invitation.

Chaque invité reçoit un lien personnel, et vous pouvez modifier le message d’invitation avant de l’envoyer à une personne en particulier. La carte d’invitation est commune à tout l’événement, mais vous pouvez en enregistrer plusieurs versions et choisir celle qui est active.

Oui. Dans l’onglet Invités, vous voyez pour chaque personne le statut de l’invitation (non envoyée, envoyée, ouverte, réponse reçue) et sa réponse : « Oui », « Non », « Peut-être » ou pas de réponse. Vous pouvez filtrer la liste par statut.

Dans l’onglet Invités, cliquez sur « Ajouter un invité » et saisissez son prénom et son nom. Le téléphone et l’e-mail sont nécessaires si vous voulez envoyer l’invitation par SMS ou par e-mail. Vous pouvez aussi indiquer un groupe (par ex. « Famille ») et placer l’invité sur la liste d’attente.

Dans l’onglet « Invités », ouvrez le menu à côté de l’invité et choisissez « Supprimer ». L’invité disparaît de la liste et son lien personnel cesse de fonctionner.

Cliquez sur l’invité dans la liste, corrigez ses informations et enregistrez. Modifier son numéro de téléphone ou son e-mail ne change pas son lien personnel.

Oui. En répondant à l’invitation, l’invité indique avec combien de personnes il viendra (accompagnant, enfants). Les questions qu’il voit dépendent du type d’événement et des réglages du formulaire ; les réglages avancés (par ex. une limite d’enfants par invité) dépendent de votre plan.

Oui. L’invité peut indiquer le nombre d’enfants dans sa réponse, et pour un anniversaire d’enfant, vous pouvez ajouter un enfant avec les coordonnées d’un parent ou d’un tuteur. Dans le plan de salle, les tout-petits (sur les genoux) sont comptés à part.

Vous pouvez rattacher un invité à un groupe (par ex. « Famille du marié »), et l’invité peut ajouter des remarques dans sa réponse à l’invitation. Il n’existe pas encore de champ dédié aux notes privées de l’organisateur.

Oui, avec les plans supérieurs. L’import accepte les fichiers CSV, XLS et XLSX avec les colonnes : prénom et nom, e-mail, téléphone (et, en option, tuteur/parent) – jusqu’à 200 personnes par fichier.

Si l’import n’est pas disponible dans votre plan, Fetka vous indiquera le plan qui l’inclut.

Oui. Dans l’onglet « Invités », vous pouvez télécharger la liste au format CSV (elle s’ouvre dans Excel et Google Sheets), avec les réponses, le nombre de personnes et les remarques des invités.

Pour chaque invité, vous voyez : ses coordonnées, son groupe, le statut de l’invitation (envoyée, ouverte), sa réponse, le nombre de personnes, les réponses au formulaire (par ex. hébergement, transport, remarques) et l’historique des envois. En haut, un récapitulatif indique combien de personnes ont confirmé, décliné ou pas encore répondu.

Non. Chaque invité ne voit que son invitation et sa propre réponse. La liste des invités n’est visible que par l’organisateur.

Oui. Le récapitulatif en haut de l’onglet « Invités » et sur le tableau de bord indique le nombre de confirmations, de refus et de personnes sans réponse, accompagnants et enfants compris.

Avec le plan Free de l’organisation d’événements (FEvent), vous pouvez inviter jusqu’à 30 personnes par événement. Les plans supérieurs permettent des centaines, voire des milliers d’invités. Les limites actuelles figurent sur la page Tarifs.

Oui. En ajoutant un invité, indiquez qu’il est sur la liste d’attente : vous l’inviterez dès qu’une place se libère. Pour les inscriptions à un événement ouvert, vous pouvez aussi activer une liste d’attente automatique.

Oui. Pour les événements ouverts (ateliers, fête de quartier, rencontre), activez les inscriptions : les participants s’inscrivent eux-mêmes via un formulaire, vous pouvez fixer un nombre de places et une liste d’attente, et vous acceptez ou refusez les demandes dans votre espace.